Kuidas ma oma Gmaili postkasti korras hoian

Kuidas nii? Loen tavaliselt e-kirju hommikuti. Mul ei tule Gmaili kirjade kohta teavitusi ei telefoni ega desktopile ning püüan postkasti mitte pidevalt päeva jooksul kontrollida. Telefonist on mul Gmail ära kustutatud ja kui väga on vaja midagi lugeda, käin seal brauseri kaudu.

Iga kord, kui kirju loen, siis:
1. kustutan ebavajaliku kohe ära ja vajadusel panen "unsubscribe" (tavaliselt kirja jaluses), et tulevasi lisakustutamisülesandeid vältida;

2. sildistan vajaliku kirja ära;

3. reageerin kirjale kohe oma hommikuse lugemissessiooni jooksul või lükkan selle "snooze" nuppu vajutades edasi ajale, kui see vajab reageerimist või on aktuaalne;

4. arhiveerin tulevikus vajaliku kirja;

5. vajadusel lisan ülesande Todoisti, ürituse kalendrisse 

6. jälle, kustutan.

Postkasti puhastamisega alustamine

Postkasti puhastamisega alustades otsisin otsingukasti kasutades kõik sarnased ajalooliselt vajalikud kirjad märksõnaga "protokoll" välja ja mass-arhiveerisin need. Minul on nendeks üliõpilasorganisatsiooni protokollid ja olulisemad arutelud, mida on vaja sageli ka aastaid hiljem välja otsida. Näiteks, kui mingi sarnane teema tõstatub kolm aastat hiljem, saame kohe vanast protokollist olulise välja otsida ja vaadata, millistel kaalutlustel varasemalt meil otsused tehtud on. See on korduvalt vajalik olnud.

Teises kategoorias olid kirjad, mis ei vajanud säilitamist. Näiteks, olulisuse kaotanud  varasema töökoha arutelud või tähtsate asjade vahele uppunud reklaamkirjad. Need mass-kustutasin. Enam-vähem ikka teadsin, millist tüüpi kirjad on kordunud. Kuna varasemalt ka kustutasin asju aktiivselt, siis minu postkasti segasummasuvila polnud nii umbes kui mõnel teisel. Üsna lühikese ajaga sai postkast tühjaks. 

Edasi tulebki järgida eelmainitud süsteemi: (1) kustuta, (2) lükka edasi, (3) arhiveeri, (4) reageeri ja tee uuesti eelnevat. Ja silt on ka tark peale panna. Mul on ka arhiivis "kiitused" sildiga kirjad juhuks, kui pean jagama oma varasemate tööandjate/klientide kogemusi teistega. Ja muidugi, kui peaksin tahtma end rõõmustada, on see ka hea.

Kirjade ajastamine 
Püüan mitte kirju saata väljaspool tööaega, sest ma ei taha ei endale aga teistele tekitada eraelu arvelt töötamise kultuuri. Gmailis on "send" juures nooleke, millega avaneb variant "schedule send". Isegi väljaspool tööpäeva kirju saates panen need ära saatma hommikul kl 8-9. See tähendab, et minu kiri on esimeste seas, mida saaja hommikul postkasti skannides näeb. Saan nii ka kiirema reaktsiooni rohkematelt inimestelt näiteks suuremale hulgale ürituste kutsete saatmisel. Omast kogemusest, ajakirjanikud alustavad üldiselt oma tööpäeva kl 9-10, mistõttu ajastage näiteks oma pressiteated sellele ajale, et teie kiri oleks 200 kirja seast esimeste seas. Üldse, lähtun põhimõttest, et ajastus on kõik. Ma olen helistaja tüüpi ja küsin peaaegu alati, "mida sinu ajafoor näitab" või "kas praegu on hea hetk rääkida": kui sa ei arvesta inimeste ajaga, siis nad ei viitsi sinu soovidega arvestada.

Kirjade ajastamine on hea ka nt kirjade ette kirjutamiseks ja meili-meeldetuletuste ette tegemiseks. Oma töös tegin ühele daamile hiljuti ette igaks nädalaks koosoleku meeldetuletuse e-kirja, sest ta ütles, et nii on tal lihtsam. Lahendasin probleemi ühe korraga ära ja ma ei pea sellele iga nädal esmaspäeva hommikul ise mõtlema.


Asjaliku eristamine mitteasjalikust
Annan inimestele kohe alguses teada, et ma ei suhtle Facebook Messengeris nendega tööasjus. Meie suhtlus toimub: (a) kui on kiire, telefonitsi, (b) regulaarsetel lühikestel kohtumistel (kui on mingi pikem projekt), (c) kui kannatab tööpäevast oodata 24h, meilitsi, (d) Slacki kaudu (mõnel tööl on vaja vestlus-funktsiooni, nt ajakirjanduses). Facebook on koht vaba aja veetmiseks, mitte töö tegemiseks. Ma ei saa tööd teha, kui ma pean avama meeme täis postkasti ja otsima struktureerimata jutu seest ivasid ning kui oodatakse, et ma pidevalt reageerin. Keegi ei saa sulle ette heita, et sa ei reageeri sotsiaalmeedias, kui oled kohe selgeks teinud oma reeglid. 

Struktureeritud kiri
Tuleb tunnistada, et meilivahetus on süsinikujälje poolest intensiivsem kui vestlussõnum (4-50 g CO2e vs 0.014 g CO2e). Ühe tüüpilise aasta meilide süsinikujälg on võrdne 322 km autosõiduga (135 kg CO2e) ja moodustab nt 10-tonnise süsinikujäljega inimese jäljest 1% - päris muljetavaldav (eestlase keskmine süsinikujälg aastas 14 t/CO2e).  Leian aga, et meilivahetuses saan oma mõtted korraga kiiremini ära struktureerida. Meilivahetuses mõtlevad inimesed läbi, mis neil öelda on. Saan teha alapealkirju, alapunkte, tõsta boldiga asju esile, linkida dokumente ning lugejal on lihtsam orienteeruda. Ma kustutan seal ka julgemalt vananenud infot - Messengeris, peaaegu mitte kunagi.

Mõtlen juba ette, kuidas saaksin saajale anda kõik vajaliku info ette, et ta ei peaks rohkem küsimusi küsima. Samamoodi, püüan kõik vajalikud küsimused ära küsida ette, et ei peaks ükshaaval neid küsima. Näiteks, kui lepite kokku sobivat kohtumisaega, siis soovitan kasutada 

(a) kambakesi: LettuceMeet - lohista hiirega endale sobivad ajavahemikud (võimalus ka ühendada oma e-kalendriga) ning vaata, millised on teie kamba ajalised kattuvused (tumeroheliselt);
(b) kahekesi: my bookable calendar - võimaldab luua broneeritava kalendri, mis arvestab sinu kalendri täituvust, sulle broneerimiseks sobivaid ajavahemikke, kohtumise kestusi ja päevi;
(c) konkreetsete käsitsi märgitud aegadega Doodle - kui broneerida näitks mitme uurija bakalaureusetöö uuringuks katseisikutele aegu, siis see on parim.

***
Kas rakendad ka mõnda neist nippidest või oskad siia miskit lisada?